Die Drittmittelakquise in sechs Schritten…

Die Auswahl möglicher Förderer für Kunst- und Kulturprojekte in Mannheim ist groß. Der Wettbewerb um die zu Verfügung stehenden Mittel ist jedoch hoch und die Interessenslage sehr divers. Es lohnt sich daher, bei der Recherche und Auswahl der vielversprechendsten Förderquelle strategisch vorzugehen, um sich vermeidbaren Aufwand bei der Akquise zu ersparen. Es gilt, zunächst das eigene Vorhaben ins Bewusstsein zu rufen. Davon ausgehend suchen Sie Fördermittelgeber, die zu Ihnen und ihrem Projekt passen. Wer könnte ein besonderes Interesse an ihrem Projekt haben? Wem kommt ihr Projekt zu Gute?

Im Folgenden ein kurzer Überblick über die Förderlandschaft und der Versuch, die jeweilige Interessenlage beispielhaft zu beschreiben.

Öffentliche Hand

Kommune

Die kommunale Kulturförderung hat die Interessen ihres Auftraggebers, nämlich der lokalen Bürgerschaft, im Blick. Können die Bewohner der Stadt in irgendeiner Form an ihrem Projekt partizipieren – sei es als Publikum oder durch aktive Teilnahme – so könnte es also für die entsprechende kommunale Kulturförderung interessant sein. Ist dies nicht der Fall, müssten Sie ggf. überzeugend argumentieren, warum das Projekt aus Sicht der Kommune dennoch unterstützenswert ist.

Beispiel: Kulturamt der Stadt Mannheim

Land

Bei einer Förderung durch das Bundesland spielt auch im Kulturbereich das sogenannte Subsidiaritätsprinzip eine entscheidende Rolle. Demnach werden insbesondere solche Projekte vom Land unterstützt, welche die Möglichkeiten der Kommune übersteigen bzw. bereits ausgeschöpft haben. Landesförderung setzt daher häufig eine finanzielle Beteiligung seitens der kommunalen Kulturämter voraus und ergänzt diese. Sie kommt somit i.d.R. nur für Projekte einer gewissen Größenordnung in Frage. Darüber hinaus können auch kommunenübergreifende oder Partnerprojekte mit Nachbar-Bundesländern auf Interesse stoßen.

Beispiele: Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg Landesverband Freie Tanz- und Theaterschaffende Baden-Württemberg e.V. [LaFT] Jazzverband Baden-Württemberg

Bund

Da in Deutschland die sogenannte „Kulturhoheit“ bei den Ländern liegt, werden auf Bundesebene bevorzugt jene Projekte gefördert, die entweder mehrere Bundesländer involvieren, oder die eine besondere Strahlkraft über die bundesdeutschen Grenzen hinaus versprechen. Daneben gibt es aber auch Förderprogramme diverser Bundesverbände, die sich speziellen kulturellen Nischen widmen.

Beispiele: Kulturstiftung des Bundes Musikfonds Initiative Musik Tanzpakt

Europäische Union

Die EU bietet ein breites Spektrum an Förderinstrumenten, die auf vielfältige Weise den Kultursektor tangieren können. Explizit den kulturschaffenden Institutionen widmet sich das für die Laufzeit 2014-2020 eingerichtete Programm KREATIVES EUROPA, das auf staatenübergreifende Kooperationsprojekte, Plattformen und Netzwerke abzielt.

Mehr Informationen: Creative Europe Desk Kultur Europa Fördert Kultur

Stiftungen

Stiftungen sind gemeinnützige Rechtsformen, deren Träger sowohl die Öffentliche Hand, Wirtschaftsunternehmen oder Privatpersonen sein können. Die Mittel, die Stiftungen an Dritte ausschütten oder im Rahmen eigener gemeinnütziger Projekte selbst ausgeben, speisen sich aus zuvor eingenommen Spenden oder stammen aus den erwirtschaften Renditen durch Anlage des Stiftungsvermögens. Letzteres führt in Zeiten niedriger Zinsen mitunter dazu, dass Stiftungen ihre Fördertätigen zurückschrauben müssen.
Die Stiftungslandschaft in Deutschland ist äußerst reichhaltig. Jede Stiftung verfolgt dabei einen spezifischen Stiftungszweck, an den sie dauerhaft gebunden ist. Dieser ist mitunter sehr eng gefasst und verhindert, dass Gelder anderweitig ausgegeben können. Daher lohnt es sich, bei Stiftungen sehr genau zu recherchieren, welchen Spielraum ihnen ihre Satzung lässt, bevor man sich an die Überzeugungsarbeit macht.

Mehr Informationen: Stiftungssuche des Bundesverband Deutscher Stiftungen

Wirtschaft

Größere Konzerne betreiben nicht selten eigene Stiftungen (s.o.), um ihrem kulturellen Engagement einen Rahmen zu geben. Darüber hinaus ist es aber vor allem die Praxis des Sponsoring, die Wirtschaftsunternehmen für die Kulturlandschaft zu einem attraktiven Partner macht. Sponsoring unterscheidet sich von anderen Förderzuwendungen dadurch, dass es sich um ein Tauschgeschäft von Leistungen handelt. Bspw. Geld gegen Werbefläche. Für Unternehmen spielen dabei idealistische Motive eine geringere Rolle als das nüchterne Abwägen des Kosten-Nutzen-Verhältnis. Wer der Recherche möglicher Sponsoren gilt daher die Leitfrage: Wer könnte von einer Beteiligung an meinem Projekt den größten Nutzen ziehen?
Sofern mit dem geplanten Kulturangebot erwartungsgemäß kein überdurchschnittliches Besucheraufkommen oder eine hohe mediale Aufmerksamkeit verknüpft ist, sind dies häufig lokale Unternehmen, für die Kultursponsoring zugleich eine Investition in ihren Standort darstellt.

Mehr Informationen: Unternehmen in Mannheim, Matching Plattform Artness.net

Privatpersonen

Eine verbreitet Form des privaten kulturellen Engagements sind Stiftungen (s.o.). Aber auch Einzelpersonen können als Förderer von Kunst und Kultur eine bedeutende Rolle spielen. Entweder in Form von Großspendern („Mäzenatentum“) oder in Form von Kleinstspendern, die sich zu größeren Gruppen zusammenfinden („Crowddonating / Crowdfunding“). Während die Akquise von Ersteren in der Regel persönlicher Beziehungen und derer langfristigen Pflege bedarf, lässt sich die Ansprache von Kleinstspendern heutzutage dank Internet und entsprechender Plattformen recht kurzfristig realisieren.
Zwar ist der Gesamtaufwand einer Crowdfunding-Aktion nicht zu unterschätzen. In der Regel profitieren deren Initiatoren jedoch nicht nur von den finanziellen Zuwendungen der Unterstützer, sondern auch durch die Aufmerksamkeit, die ein Projekt dadurch bereits im Vorfeld seiner Realisierung erfährt. Crowdfunding für Kunst- und Kulturprojekte ist vor allem dann vielversprechend, wenn die Projektinitiatoren bereits auf ein Netzwerk an potentiellen Unterstützern (Fans, Abonnenten in Sozialen Netzwerken etc.) zurückgreifen können und/oder das Thema eine hohe Breitenwirkung verspricht.

Mehr Informationen: Schulungen, Infos und Datenbanken zum Thema Großspenden: Major Giving Institute Infos zu Crowdfunding: Crowdfunding.de

Zur Recherche von Förderquellen gehört neben deren Identifikation auch das Einholen vertiefender Informationen über den jeweiligen Förderer, seine (rechtlichen) Rahmenbedingungen und Interessen. Sie sind bei allen weiteren Schritten stets zu berücksichtigen, um die Anfrage passgenau für ihren jeweiligen Adressaten zu formulieren. Bereits beim Erstellen der Projektbeschreibung sollte man im Blick behalten, wer sie später lesen wird…

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Reduktion

Künstlerische Projekte sind nicht selten hochkomplex und vielschichtig. Sie in wenigen Sätzen zu „erklären“ fühlt sich daher oft unbefriedigend an, ist jedoch bei nahezu jeder Form der Mittelakquise ein entscheidender Faktor.
Der Anspruch, ein Kunstprojekt in seiner Gänze in Form eines kurzen Schriftstückes zu erfassen, ist nicht realistisch, aber auch nicht unbedingt notwendig. Ziel beim Verfassen einer Projektbeschreibung sollte vielmehr sein, die relevantesten Eigenschaften und Besonderheiten Ihres Vorhabens herauszuarbeiten und ein Gefühl für Ihr Vorhaben zu vermitteln.
Dieses Reduktionsprinzip macht es unter Umständen erforderlich, zunächst das eigene Projekt hinsichtlich seiner wichtigsten Aspekte zu hinterfragen und Alleinstellungsmerkmale zu identifizieren. Ein solcher Prozess kann jedoch durchaus auch wertvolle Erkenntnisse über die eigene Arbeit liefern. So ist eine gute Projektbeschreibung nicht nur für die Außendarstellung von Nutzen, sondern kann auch als solide Basis der weiteren Planung und Umsetzung gelten.
Die ausgewählten Informationen sollten derart gestaffelt sein, dass die Relevantesten von ihnen bereits den ersten Sätzen Ihres Textes zu entnehmen sind. Der weitere Verlauf sollte eine Vertiefung zulassen, jedoch nie den Fokus verlieren.
Entscheidungsträger im Rahmen der Kulturförderung sind stets dankbar über eine kompakte und anschauliche Darstellung, da sie nicht selten mit einer Vielzahl von Anträgen konfrontiert sind, die es in einem gegebenen Zeitfenster zu erfassen gilt.

Der Adressat

In einem nächsten Schritt gilt es, die Perspektive des Adressaten einzunehmen und diejenigen Gesichtspunkte besonders herauszustellen, die dabei eine besondere Relevanz versprechen. So interessiert sich beispielsweise ein Wirtschaftsunternehmen als Sponsor ggf. mehr für die Breitenwirkung einer Veranstaltung als eine Kulturstiftung, für welche der künstlerische Inhalt im Mittelpunkt stehen dürfte.
Auch bei der Wahl der Sprache ist der Adressat zu berücksichtigen. Im Bereich der Kulturförderung findet sich ein breites Spektrum an Mittelgebern mit völlig unterschiedlichem Grad an Erfahrung und Fachwissen bei der Beurteilung von Anträgen. Daher hängt es sehr stark vom Adressaten ab, inwiefern auch scheinbar banale Sachverhalte erläutert werden müssen. Gehen Sie dabei nicht von Ihrem eigenen Wissensstand aus!
Einige Förderinstitutionen machen die Besetzung ihres Entscheidungsgremiums öffentlich. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, sich beim Verfassen Ihrer Projektbeschreibung entsprechend darauf einzustellen.
Inhalt und Struktur
Die Kunst einer guten Projektbeschreibung liegt darin, die wesentlichen Qualitäten eines Vorhabens kompakt und strukturiert darzustellen und zugleich ein greifbares Gefühl für das angestrebte Endergebnis zu vermitteln. Dies setzt eine ausgewogene Gewichtung von ästhetischen, formalen und strukturellen Kriterien voraus. W-Fragen können beim Verfassen als Orientierung dienen. Die folgenden Aspekte sollten Berücksichtigung finden:

• Künstlerische Inhalte, Konzepte, Fragestellungen und Motivationen, die dem Projekt zugrunde liegen (Was? Warum?)
• Konkrete Form der Präsentation, Abläufe und Rahmenbedingungen (Wie? Wann? Wo?)
• Beteiligte Künstlerinnen und Künstler, Institutionen (Wer?)
• Anvisierte Zielgruppen (Für wen?)
• ggf. Perspektiven für eine Weiterführung / Entwicklung des Projektes (Wohin?)

Form

Mitunter lassen vorgegebene Formulare keinen Gestaltungsspielraum bei der Form der Projektbeschreibung. Häufig ist es jedoch möglich, der Kurzbeschreibung eine ergänzende Darstellung in Form eines PDFs beizufügen. Dabei kann die Form und eine ästhetisch ansprechende Gestaltung durchaus eine wichtige Rolle spielen, da sie dem Leser einen ersten und sehr intuitiven Eindruck des Vorhabens vermittelt. Insbesondere bei Fördergebern, deren Verfahren nicht hochgradig standardisiert sind und bei denen Entscheidungsträger einen hohen persönlichen Ermessungsspielraum haben (Kleinere private Stiftungen, Sponsoren etc.) ist dieser Aspekt nicht zu unterschätzen.
Für die Gestaltung eines solchen Dokumentes professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen, lohnt sich sicherlich erst ab einer gewissen Projektgröße. Doch in den meisten Fällen genügt eine mit Sorgfalt und etwas visuellem Feingefühl erstellte Projektbeschreibung, um positiv auf die Wahrnehmung des gesamten Projektes abzufärben.

Gefühl

Die Arbeit mit Bildmaterial – Fotos, Skizzen – dient nicht nur der Veranschaulichung von Fakten, sondern kann auch eine gewisse Stimmung transportieren, die Fördergeber auf einer emotionalen Ebene anspricht. Gerade wenn es darum geht, sich von einer Vielzahl anderer Bewerbung abzuheben, ist dieser Faktor nicht zu unterschätzen.
Entscheidungsträger sind Menschen, und Menschen entscheiden nicht nur rational und faktenbasiert. Die Werbeindustrie hat das längst erkannt und verzichtet in den meisten ihrer Schöpfungen sogar fast gänzlich auf die Übermittlung von Informationen, sondern konzentriert sich darauf, bestimmte Gefühle mit dem beworbenen Produkt zu verknüpfen.
Bilder sind hierfür ein geeignetes Mittel, aber auch bei der Formulierung von Texten lässt sich dieser Aspekt berücksichtigen. Manchmal sagt eine kleine Geschichte, eine Anekdote oder ein Zitat mehr über ein Projekt aus, als seitenlange theoretische Erläuterungen.
Das Ausmaß und Verhältnis derartiger Gestaltungsmittel im Gesamtkontext sollte – mit Blick auf den jeweiligen Adressaten und im Sinne der Reduktion – wohl überlegt sein.

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Eine gute Projektkostenkalkulation ist vollständig, realistisch und vermittelt bestenfalls gleich ein Bild des geplanten Vorhabens. Sie zeigt den Entscheidungsträgern, dass Sie sich intensiv mit dem Projekt und den damit verbundenen Aufwänden beschäftigt haben. Dass alle wesentlichen Aspekte berücksichtigt und realistisch verpreist sind, gilt als Voraussetzung dafür, dass das Projekt durchführbar ist und nicht auf halber Strecke aufgrund von Geldmangel zu scheitern droht.
Den gesammelten Kostenpunkten stehen dabei stets Einnahmequellen gegenüber. In der Summe müssen beide Seiten exakt identisch sein, denn weder Defizit noch Überschuss sind für Fördermittelgeber eine akzeptable Perspektive. Die Rechnung ist dabei stets die gleiche: Alle Einnahmen subtrahiert von allen Ausgaben ergibt die Summe, die jeweils beantragt werden soll. Sie wird häufig als „Erwarteter Zuschuss“ bezeichnet und ist in der Gesamtkalkulation auf Einnahmenseite zu berücksichtigen.

Als mathematische Gleichung ausgedrückt:

Ausgaben = Eigenmittel + Erwartete Einnahmen + Erwarteter Zuschuss
Ausgaben – Eigenmittel – Erwartete Einnahmen – Erwarteter Zuschuss = 0
Ausgaben – Eigenmittel – Erwartete Einnahmen = Erwarteter Zuschuss

Brainstorming

Beginnen Sie bei der Erstellung ihrer Kalkulation mit einem Brainstorming, bei dem Sie sämtliche im Rahmen des Projektes anfallenden Kostenpunkte und potentiellen Einnahmequellen notieren, ohne sich zunächst mit konkreten Werten zu beschäftigen.
Versuchen Sie dazu, sich ihr Projekt im Ergebnis so bildhaft wie möglich vorzustellen: ein imaginärer Rundgang durch die Veranstaltung – ein Blick vor und hinter die Kulissen. Was entdecken Sie dort? Sicherlich ist nahezu jeder Aspekt, dem Sie begegnen, mit irgendeiner Form von Aufwand verbunden. Gehen Sie nun systematisch die unterschiedlichen Entwicklungs-Phasen ihres Projektes durch: Planung, Vorbereitung, ggf. Probe, Produktion, Premiere, Aufführung bzw. Ausstellung, Nachbearbeitung etc.
Als Orientierung können dazu auch Beispielkalkulationen und Vordrucke dienen, die Sie – auch speziell für Kulturprojekte – im Internet finden (z.B. hier). Da jedoch gerade Kulturprojekte oft ein hohes Maß an Individualität aufweisen, können sie eine intensive Auseinandersetzung mit dem eigenen Vorhaben diesbezüglich nicht ersetzen.

Bewertung

Haben Sie alle Kostenpunkte und Einnahmequellen beisammen, geht es an die Zuschreibung konkreter Beträge. Dabei wird man schnell feststellen, dass bestimmte Aspekte einen eindeutigen und kaum verhandelbaren Preis mit sich bringen, während andere Faktoren einen gewissen Spielraum ermöglichen. Bei Werbekosten lassen sich beispielsweise Budgets für Anzeigen o.ä. berechnen, die je nach gegebenem Gesamtbudgets des Projektes höher oder niedriger ausfallen können. Die Durchführbarkeit des Projektes ist davon nicht abhängig, aber häufig gilt das Motto „je mehr desto besser“.
In solchen Fällen lohnt es sich, tatsächlich zunächst zwei unterschiedliche Kalkulationen zu erstellen. Eine, die das Mindestmaß bei der Bepreisung der Kostenpunkte ansetzt, ohne dabei Gefahr zu laufen, in den Bereich der (Selbst-)Ausbeutung zu geraten. Und eine weitere, die sozusagen den Idealfall beschreibt – bei dem keine Kompromisse gemacht werden müssen und bei dem die Durchführenden aus dem Vollen schöpfen können.
Welchen von beiden man letztlich als Grundlage für sein Projekt wählt – oder ob es auf einen Mittelweg hinausläuft – sollte letzten Endes von den erwarteten Einnahmen und in diesem Zusammenhang von den Möglichkeiten der potentiellen Mittelgeber abhängig gemacht werden. Hier ist eine realistische Einschätzung, das Recherchieren veröffentlichter Förderbeträge aus der Vergangenheit oder eine kurze telefonische Nachfrage unter Umständen sehr hilfreich.
Eine Faustregel gibt es dabei nicht. Es gibt Mittelgeber, die bei großen Projektvolumina schnell an die Grenzen ihrer Möglichkeiten stoßen. Andere sind wiederum gerade an großzügig kalkulierten Projekten interessiert, weil Sie sich davon mehr Professionalität und unter Umständen eine höhere Wirk- bzw. Aufmerksamkeit versprechen.
Grundsätzlich ist in diesem Zusammenhang zu einer optimistischen Grundhaltung zu raten, wobei natürlich zu beachten ist, das bei großen Projektvolumina und einer Finanzierung durch mehrere unterschiedliche Mittelgeber auch der Verwaltungs- und Organisationsaufwand für Projektinitiatoren erheblich steigen kann.
Entscheidet man sich für einen Kompromiss, gilt es, zunächst die wichtigsten Aspekte des Projektes möglichst ohne Einschränkungen zu kalkulieren, um dann bei den weniger wichtigen Einsparungen vorzunehmen. Gerade hinsichtlich Honorare für künstlerische- und dienstleisterische Tätigkeiten ist Vorsicht geboten, weil manche Mittelgeber auf eine faire Vergütung Wert legen und dementsprechend bspw. „Gagenverzicht“ nicht zu schätzen wissen.

Kategorisierung

Um die Komplexität der Projektkostenkalkulation für deren Leser zu reduzieren, werden Kostenpunkte i.d.R. zu Kategorien zusammengefasst. Einige Förderer haben standardisierte Formulare oder Vordrucke, die diesbezüglich zu berücksichtigen sind. Im Kulturbereich finden sich meist die Kategorien Honorare, Produktionskosten, Werbekosten, ggf. Personalkosten und Sonstige Sachkosten wieder. Bei der Zusammenfassung bzw. Aufschlüsselung gilt es, gegebenen Vorgaben zu folgen oder selbst ein angemessenes Maß zwischen Übersichtlichkeit und Transparenz zu finden.

Beispielkalkulation Projektförderung Kulturamt Mannheim
Beispielkalkulation Musikfonds
Muster Kosten und Finanzierungsplan, Kulturstiftung des Bundes

Umgang mit Abweichungen und Fehlkalkulation

Sollten Sie beim Erstellen ihrer Kalkulation trotz sorgfältiger Bearbeitung und Recherche unsicher sein, ob damit ihr Projektvorhaben realistisch abgebildet werden kann, machen Sie sich bewusst: Jede Kalkulation ist eine Schätzung. Mitunter lassen sich einzelne Kostenpunkte und Einnahmequellen nun mal sehr schwer voraussagen. Im Endeffekt kann man jedoch davon ausgehen, dass sich Überschätzungen und Unterschätzungen die Waage halten und unterm Strich eine realistische Zahl herauskommt.
Sollte sich trotz allem im Laufe des Projektes herausstellen, dass sich hinsichtlich einzelner Kostenpunkte oder –Kategorien signifikante Abweichungen ergeben, ist dies in jedem Fall mit dem Förderer abzustimmen. Lässt sich die Abweichung inhaltlich begründen, stellt sie in der Regel kein Problem dar. Auch das Eingeständnis individueller Fehlkalkulationen führt normalerweise nicht zu einem Entzug der zugesagten Mittel. Ist jedoch der Bezug der finalen Abrechnung zur ursprünglichen Kalkulation für den Mittelgeber kaum mehr nachzuvollziehen, kann dies jedoch durchaus geschehen. Um derartigen Situationen vorzubeugen, ist eine kontinuierliche und transparente Kommunikation mit den Mittelgebern zu empfehlen.

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Mit der Projektbeschreibung und der Projektkostenkalkulation haben Sie bereits die wichtigsten Schritte getan. Jetzt gilt es, diese Informationen Frist- und Formgerecht an die jeweiligen Mittelgeber zu übermitteln.

Einhaltung der Fristen

So banal dieser Punkt klingen mag – immer wieder scheitern Anträge daran, dass Sie zu spät eingereicht werden. Da viele Mittelgeber ohnehin weit mehr Anträge erhalten, als berücksichtigt werden können, sind die wenigsten in diesem Punkt zu Kompromissen bereit. Zumal sich dies im Sinne der Gleichbehandlung aller Antragssteller auch gar nicht rechtfertigen ließe.
Informieren Sie sich daher frühzeitig über die zur Antragsstellung benötigten Unterlagen und Textbausteine. Neben den typischen Antragsformularen können unter Umständen bspw. amtliche Dokumente gefragt sein, deren Besorgung eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen kann.
Inhaltlich können Sie bei der Antragsstellung zwar auf Ihre Projektbeschreibung zurückgreifen, je nach Antragsformular gilt es dennoch, individuelle Fragen zu beantworten oder Sachverhalte in einer stark verkürzten Form darzustellen. Gerade Letzteres kann viel Zeit Anspruch nehmen, da die passgenaue Reduktion auf eine limitierte Zeichenzahl oft einiges an Überwindung und Mühe kostet.

Vermeiden von Formfehlern

Bei den späteren Auswahlverfahren werden die Anträge in der Regel zunächst auf ihre formale Richtigkeit geprüft, bevor ihr Inhalt überhaupt eine Rolle spielt. Bei Unstimmigkeiten können Antragssteller um entsprechende Korrektur gebeten, je nach Förderinstitution aber auch unmittelbar aussortiert werden. Daher ist in diesem Punkt höchste Sorgfalt gefragt.

Formlose Anträge

Handelt es sich bei dem potentiellen Mittelgeber um ein privatrechtliches Förder-Programm, eine Stiftung oder einen Sponsor existieren unter Umständen weder vorgefertigte Formulare noch sonstige Formvorgaben für eine Bewerbung. In diesem Fall genügt oft ein ansprechendes Anschreiben, aus dem das Anliegen sowie die wichtigsten Eckdaten des geplanten Projektes hervorgehen. Dem angehängt sein sollten in jedem Fall eine ausführliche Projektbeschreibung sowie die Kalkulation, damit bereits der erste Eindruck von der Professionalität der Antragssteller zeugt. Mitunter kann es von Vorteil sein, zunächst telefonisch auf die geplante Antragsstellung hinzuweisen und entsprechende Bedarfe abzufragen.

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Häufig unterschätzt wird der Aufwand, der eine korrekte Abrechnung im Nachgang des Projektes mit sich bringt. Da einige Mittelgeber die zugesagten Gelder erst nach erfolgter Abrechnung auszahlen, sollten Sie diesen unbedingt in Ihren Planungen berücksichtigen, um nicht in Zahlungsschwierigkeiten beim Ausgleich von Rechnungen o.ä. zu kommen. Zudem gilt es dabei auch die Fristen zu beachten, die die mittelgebende Institution in ihren Regularien vorschreibt.

Noch komplexer wird diese Angelegenheit, wenn mehrere Förderer in das Projekt involviert sind, die jeweils unterschiedliche Abrechnungsformalitäten mit sich bringen. Mitunter ist es also nicht möglich, eine Gesamtabrechnung für alle Parteien zu erstellen. Welche formalen Anforderungen die jeweiligen Geldgeber diesbezüglich an ihre Förderkunden stellen, sollten Sie frühzeitig in Erfahrung bringen. Oft lohnt dabei eine telefonische Beratung durch die fördernde Institution selbst.

Dieser Aufwand lässt sich nicht umgehen; er lässt sich lediglich in die Planungen miteinbeziehen. Bei größeren Projekten werden die dafür benötigten Personalressourcen bereits bei der Finanzplanung mitberücksichtigt. Bei kleinen Förderbeträgen kann hingegen die Frage berechtigt sein, ob der Aufwand der Abrechnung im Verhältnis zu den zugesagten Mitteln steht.

Während der Projektlaufzeit sollte mit Blick auf die spätere Abrechnung jede einzelne Ausgabe und Einnahme tabellarisch erfasst und die entsprechenden Belege sorgfältig aufbewahrt werden. Eine saubere Buchführung erleichtert jede Form der Abrechnung im Nachhinein erheblich. Zudem kann abschnittsweise geprüft werden, ob sich Abweichungen gegenüber der ursprünglich eingereichten Projektkostenkalkulation abzeichnen. In einem solchen Fall sollte unbedingt der Kontakt zu der Förderinstitution hergestellt werden, um diese Entwicklung gemeinsam zu besprechen. Finale Abrechnungen, die sich in erheblichem Maße und auf nicht nachvollziehbare Weise von der dem Antrag angehängten Kalkulation unterscheiden, können die Förderer zu einem nachträglichen Entzug der zugesagten Gelder berechtigen.

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Zwar endet das Vertragsverhältnis zwischen Fördergeber und –nehmer in der Regel mit Abschluss der Abrechnung bzw. Auszahlung der zugesagten Mittel. Unter Umständen kann es aber auf lange Sicht durchaus sinnvoll sein, weiterhin in Kontakt zu bleiben. Dies gilt mit Blick auf private bzw. privatrechtliche Geldgeber in besonderem Maße.

Strategisches Fundraising wird nicht ohne Grund oft auch als „Beziehungsmanagement“ beschrieben. Ein gelungenes Projekt, das Initiatoren und Investoren gemeinsam ermöglicht haben, kann der Ausgangspunkt für eine lang währende Zusammenarbeit sein. Entsprechend empfiehlt es sich, Förderer unter Umständen bereits in den Entstehungsprozess einzubinden, zur Eröffnung bzw. Premiere einzuladen und auch im Nachhinein beispielsweise über Weiterentwicklungen, Auszeichnungen und neue Projektvorhaben auf dem Laufenden zu halten. Gerade Personen und Institutionen, die nicht hauptamtlich Kulturförderung betreiben, identifizieren sich mitunter sehr stark persönlich mit den von Ihnen unterstützten Projekten. Sofern Ihnen ihr Engagement im Ergebnis positiv im Gedächtnis bleibt, wächst ihr Vertrauen und steigt ihre Bereitschaft, für Folgeprojekte erneut einen Beitrag zu leisten. Um die Erinnerung stets lebendig zu halten, bietet es sich an, jene Personen in den eigenen Promotionsverteiler aufzunehmen und ggf. zu besonderen Anlässen auch persönlich einzuladen. Diese Form der Aufmerksamkeit wird schlimmsten Falls ignoriert, in der Regel aber wohlwollend angenommen.

Eine intensive Kontaktpflege kann einige zeitliche und personelle Ressourcen in Anspruch nehmen. Ein ausgewogenes Kosten-Nutzen-Verhältnis ist daher nicht in jedem Fall zu erwarten. Dementsprechend wird der Kontaktpflege im Bereich des Fundraising insbesondere dann eine große Bedeutung zugeschrieben, wenn es um Großspender und sogenannte Mäzene geht. Aber auch der Aufbau von Vereinen und Fördervereinen, die ihren Ursprung in der gemeinsamen Realisierung eines singulären Projektes haben, sind Beispiele für eine nachhaltige Fundraisingstrategie auf dieser Basis. Zudem kann durch die Etablierung der Sozialen Medien heutzutage auch eine größere Anzahl von Menschen vergleichsweise persönlich angesprochen und mit Informationen versorgt werden, ohne dass der Aufwand dafür in den Bereich des unzumutbaren steigen würde. Online-Fundraising-Praktiken wie das Crowdfunding profitieren von dieser Entwicklung. Auch hierbei kann die Bedeutung einer kontinuierlichen Kontaktpflege auch nach Abschluss des jeweiligen Projektes nur betont werden.